So vereinfachen Sie die Schlüsselübergabe für Ihr Unternehmen, Fuhrpark, Ferienwohnung & Co.

16 min lesen 25 April 2023
Die Schlüsselübergabe kann für Unternehmen, Fuhrparks oder Ferienwohnungen schnell zur Herausforderung werden. Oftmals fehlt es an einer effizienten und sicheren Lösung, um den Prozess der Schlüsselübergabe zu organisieren. Doch das muss nicht sein! In diesem Blog zeigen wir Ihnen einfache Möglichkeiten auf, wie Sie die Schlüsselübergabe in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Ferienwohnung flexibel und personalunabhängig gestalten können. Sie haben die Schlüsselposition in Ihrer Hand!

 

Schlüsselübergabe in Unternehmen

Ob Eingangstür, Konferenzraum, sicherheitsrelevante Gebäude und Bereiche, Serverraum, Lagerhalle, Keller, Garage… Schlüssel, Chipkarten oder andere Zugangsmittel gibt es in jedem Unternehmen. Je Zuständigkeitsbereich benötigen Arbeitnehmer und externe Dienstleister unterschiedliche Zugangsberechtigungen. Manche Zugänge werden benötigt, solange das Arbeitsverhältnis andauert, andere sind nur temporär notwendig. Um da den Überblick zu behalten, benötigen Sie ein gutes Schlüsselmanagement. Wie geht also gute Schlüsselverwaltung?

Zum Anfang hilft für das Schlüsselmanagement eine Bestandsaufnahme

Sie müssen die Schlüssel in Ihrem Betrieb oder Firma verwalten? Um dem Schlüssel-Chaos entgegenzuwirken, sollten Sie zunächst wichtige „Key-„Informationen übersichtlich festlegen. Diese werden als Grundlage für ein optimiertes Schlüsselmanagement und eine korrekte Schlüsselübergabe genutzt. Hierfür sind je nach Umfang eine klassische Excel-Tabelle oder eine spezielle Key-Management Software geeignet.

Diese grundlegenden Fragen sollten Sie beantworten können:

Welche Schlüssel gibt es im Unternehmen? Neben den offensichtlichen Türen können auch Schränke und Tresore, Fahrzeuge und Maschinen abschließbar sein. Es ist wichtig, die genaue Anzahl der Schlüssel, Chipkarten und Tokens und deren Einsatzzweck zu kennen. Kennzeichnen Sie für die Schlüsselverwaltung die Zugangsmittel jeweils eindeutig und notieren Sie ihren Einsatzzweck. Das Ziel: Jeder ausgegebene Schlüssel sollte eindeutig identifizierbar sein. So können Sie in der Verwaltung bei Verlust oder bei Mitarbeiterwechsel schnell reagieren.

Wo werden diese Schlüssel aufbewahrt? Gibt es eine zentrale Verwaltungsstelle? Oder ist es sinnvoller die Schlüssel in der Nähe der Anwendungsstelle aufzubewahren, wie beispielsweise in der Halle, in der sich auch die Maschinen befinden? Wo werden Zugangsmittel, die von mehreren Personen genutzt werden, aufbewahrt? Oft bietet sich hier eine flexible Lösung wie Schlüsselboxen an.

Wer übergibt die Zugangsmittel? Ist eine persönliche Übergabe immer möglich? Oder soll die Übergabe zeitunabhängig durch das sichere Deponieren der Schlüssel, beispielsweise in Schlüsseltresoren erfolgen?

Wer darf wann und in welchem Umfang auf die Schlüssel zugreifen? Werden die Schlüssel permanent vergeben? Oder nur zur temporären Nutzung wie beispielsweise während der Schicht oder für die Nutzung bestimmter Maschinen? Und: Wer darf generell Zugang zu den Schlüsseln haben?

Welche Anforderungen gibt es an die Schlüsselnutzung? Darf beispielsweise ein bestimmter Zugang nur zeitweise genutzt werden? Dürfen Mitarbeitende Zugangscodes oder Schlüssel miteinander teilen? Gibt es Regeln für die Schlüsselaufbewahrung? Es ist wichtig, diese Richtlinien verständlich zu dokumentieren und von jedem Beteiligten beispielsweise mit Hilfe eines Schlüsselprotokolls unterschreiben zu lassen. Das gilt nicht nur für die Schlüsselübergabe, sondern auch für die Vergabe von Zugangscodes etc. (mehr zum Schlüsselprotokoll unter „Schlüsselübergabe bei neuen Mitarbeitern“).

Sie werden vielleicht schnell merken, dass Ihre Verwaltung beim bisherigen Schlüsselmanagement an ihre Grenzen stößt oder zumindest optimiert werden könnte. Praktische Lösungen wie Key-Management Software für die Schlüsselverwaltung und Möglichkeiten zur flexiblen und kontaktlosen Schlüsselübergabe, wie Schlüsseltresore, sind wichtige Helfer, die Ihre Organisation erheblich erleichtern.

Schlüsselübergabe bei neuen Mitarbeitern

Zu einem guten Start für neue Mitarbeiter in den Betrieb gehört auch die reibungslose Schlüsselübergabe. Denn, wie heißen Sie jemanden besser Willkommen als mit der Überreichung der Zugangsmöglichkeit zur neuen Arbeitsstätte? Damit klar dokumentiert wird, welche Zugangsmittel in welchem Umfang gewährt wurden, sollten Sie alle Regelungen in einem Schlüsselübergabeprotokoll festhalten. Das gibt sowohl Ihnen als auch Ihren neuen Mitarbeitenden Sicherheit.

Tipp: Falls Sie neben Schlüsseln auch Zugangscodes für Türen oder Schlüsselboxen herausgeben, sollten Sie diese ebenfalls im Schlüsselübergabeprotokoll festhalten. Zudem sollten Sie dort festhalten, ob und in welchem Umfang die Pin-Codes und Schlüssel weitergegeben werden dürfen.

Wie sollte ein Schlüsselübergabeprotokoll aussehen?

Es gibt keine rechtlichen Vorgaben. Ein formloses Schreiben, das von beiden Seiten unterzeichnet wird, genügt. Eine Ausführung des Dokuments behält das Unternehmen ein, eine Ausführung erhält der neue Angestellte als „Schlüsselquittung“. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen im Formular enthalten sind.

Zu den Informationen im Schlüsselprotokoll gehören mindestens:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Name und Wohnort des Mitarbeiters
  • Anzahl und eindeutige Bezeichnung der Schlüssel und Zugangsmittel
  • Erlaubter Nutzungsumfang und Nutzungsdauer
  • Hinweise zur Haftpflicht bspw. bei Verlust oder unsachgemäßen Gebrauch
  • Unterschrift beider Seiten, die die Schlüsselübergabe bestätigt

Wenn Sie viele Schlüsselübergaben verwalten müssen, lohnt es sich eine Schlüsselprotokoll Vorlage zu erstellen, die Sie nur noch für die jeweilige Situation abändern müssen. Vorlagen und Muster als Word Dokument oder Excel-Datei finden Sie auch online und können Sie zum Teil kostenlos übernehmen. Allerdings sollten Sie eine Vorlage immer möglichst genau an Ihren Anwendungsfall anpassen.

Schlüsselübergabe im Schichtbetrieb, Lieferanten und an externe Dienstleister

Wenn verschiedene Personen zu unterschiedlichen Zeiten Zugang zu einem bestimmten Bereich oder einer Maschine haben müssen, ist ein flexibles Schlüsselmanagement essenziell. Sie können natürlich eine Vielzahl an Schlüsselkopien erstellen und verteilen. Damit steigt jedoch das Risiko, dass ein unaufmerksamer Mitarbeiter den Schlüssel verliert oder sich Zugang zum Gelände oder Maschine verschafft, wenn er es gar nicht sollte. Oder sie müssen sich darauf verlassen, dass Timings exakt eingehalten werden, damit eine persönliche Übergabe möglich ist. Dann jedoch, muss auch immer sichergestellt werden, dass jeder Bereich jederzeit personell besetzt ist. In Zeiten mit wachsendem Personalmangel ist das kaum zu bewerkstelligen. Gerade bei Verzögerungen, Zuspätkommen oder Krankheitsausfällen kann dies zu Unmut und Problemen führen. Wenn dann noch Lieferungen oder Reinigungskräfte spätabends oder frühmorgens vor den meisten festen Mitarbeitenden kommen, wird es zusätzlich kompliziert.

Um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten, ist wichtig ein flexibles, personenunabhängiges Schlüsselübergabesystem zu etablieren. Somit stellen Sie sicher, dass nur die Personen zum richtigen Zeitpunkt Zugang haben, die es auch sollen – und diesen auch bei Personalausfällen bekommen.

Es gibt verschiedene Personengruppen, bei denen das Schlüsselmanagementsystem sinnvoll ist. Unter anderem:

Schlüsselübergabe im Schichtbetrieb

Schichtarbeiter geben sich oft sprichwörtlich die Klinke in die Hand. Meistens ist gewährleistet, dass eine genügend große Schnittmenge an Zeit bleibt, um Zugänge für Hallen, Maschinen und Co. persönlich zu übergeben. Jedoch kann schnell Unmut herrschen, wenn bspw. Schichtarbeiter nach Ende ihrer Schicht auf die Ablöse warten müssen. Zudem ist nicht unbedingt zu jeder Zeit das Sekretariat, der Wachdienst oder eine Empfangsperson anwesend.

Viel flexibler ist die Belegschaft, wenn sie ihre Schlüssel und Zugänge nach Schichtende in einem Schlüsseltresor hinterlegen können, wo sie diese vor Schichtbeginn mit ihrem persönlichen Zahlencode auch wieder abholen können. Intelligente Schlüsseltresore wie der Bluetooth-Schlüsseltresor von MASTER LOCK können mit individuellen Pins programmiert werden. So kann jedem Angestellten ein eigener Code zugewiesen werden.

Über eine App hat der Schlüsselmanager die Übersicht, mit welchem Code wann der Tresor geöffnet wurde. Ergo: Welcher Angestellte zu welchem Zeitpunkt die Zugangsmittel entnommen hat. Das bietet Ihnen auch remote eine Einsicht in die Arbeit Ihrer Arbeitnehmer und zudem größere Sicherheit, denn: Wenn ein Schlüssel nicht an seinen Platz zurückkehrt, wissen Sie genau, wer als Letzter Zugriff auf den Schlüsseltresor hatte.

Bei kleineren, familiären Betrieben reicht eventuell auch eine Schlüsselbox mit analogen Zahlenrädern und derselben Zahlenkombination für alle mit Zugriff. Diese sind wesentlich günstiger und müssen nicht geladen werden, bieten allerdings weniger Transparenz. Wir empfehlen, dass Sie bei einem Schlüsselsafe mit Zahlenschloss neben der Schlüsselbox oder in der Nähe eine Entnahmeliste aufhängen. In dieser vereinfachten Version eines Übergabeprotokolls sollte sich jeder mit Namen, Datum und Uhrzeit eintragen und wieder austragen, wenn er den Schlüssel entnimmt bzw. zurückgibt. So behalten Sie auch ohne App einen Überblick.

Schlüsselausgabe an Dienstleister wie Wachdienst oder Reinigungskräfte

Ob Wachdienst, externes Facility-Management, Putzkräfte oder Handwerker: Gerade externen Dienstleistern möchten Sie eventuell nicht eigene Zugänge überlassen. Gerade diese Personengruppen sind aber oft nicht zu den regulären Arbeitszeiten vor Ort, etwa, um den normalen Arbeitsbetrieb nicht zu stören. Dennoch möchten Sie einen Überblick haben, wann sich externe Dienstleister im Gebäude befinden.

Auch hier eignet sich die Bluetooth-Schlüsselbox besonders gut. Ihr Vorteil: Neben individuellen Pins, können sie diese auch nur mit zeitlich begrenzten Zugangsrechten versehen. Die Öffnungsrechte können entweder in bestimmten Zeiträumen pro Tag bestehen (bspw. immer zwischen 6 und 9 Uhr) oder auch nur für eine bestimmte Zeitperiode (bspw. ab jetzt für vier Stunden) festgelegt werden. So können Sie den Zugang sicher begrenzen, auch wenn Sie selbst oder andere Kollegen nicht zur Kontrolle vor Ort sind. Die Codes, sowie deren Nutzungsbefugnis und Richtlinien zur Weitergabe an Dritte, die zeitliche Begrenzung und die Rückgabe der Schlüssel in die Box sollten schriftlich geregelt und von beiden Parteien unterschrieben werden (S. Punkt Schlüsselübergabeprotokoll).

Schlüsselausgabe an Lieferanten

Sie bekommen zu einem vereinbarten Zeitpunkt eine Lieferung Ihres Lieferanten des Vertrauens und Sie selbst, bzw. ein Kollege, der die Lieferung überwachen könnte, sind nicht vor Ort? Auch dann macht ein zeitlich begrenzter Zugang via individuellen Code über eine Schlüsselbox Sinn. Diese Zahlenkombination können Sie anschließend bspw. telefonisch oder per verschlüsselter Mail an den Lieferanten übermitteln. So können Lieferanten effizient ihre Waren o.ä. ausladen, auch wenn sie zu früh oder spät ankommen. Ganz ohne, dass jemand vor Ort warten muss. Über die App des Schlüsseltresors sehen Sie direkt, wann der Code eingegeben wurde und können anschließend die Zugangsberechtigung auch wieder entziehen.

Für den Fall der Fälle: Notfallschlüssel

Hand aufs Herz. Kein Mensch ist perfekt. Trotz Schlüsselübergabeprotokoll und Schlüsselmanagement via Schlüsseltresor können Fehler passieren. Nach einem stressigen Arbeitstag kann es geschehen, dass der Schlüssel seinen Weg nicht zurück in die Schlüsselbox findet und aus Versehen mitgenommen wird. Oder der Zahlencode wird vergessen. Wir empfehlen Ihnen daher immer, einen zusätzlichen Notfallschlüssel in einem sicheren Schlüsseldepot, wie beispielsweise einem zentralen Schlüsselkasten mit Zahlenschloss zu hinterlegen. So sind Sie auch für besondere Situationen gewappnet.

Wer haftet bei Verlust oder Beschädigung des Schlüssels?

Um spätere Streitigkeiten zu vermeiden, sollte die Haftpflicht von Beschäftigten im Umgang mit Zugangsmitteln im Schlüsselübergabeprotokoll festgehalten werden. Werden bei der Schlüsselübergabe keine weiteren Vereinbarungen getroffen, gelten folgende rechtlichen Grundlagen:

Bei grober Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer für den Verlust oder die Beschädigung des Schlüssels in vollem Umfang und muss sämtliche anfallende Kosten, die im Zusammenhang mit dem übergebenen Schlüssel entstanden sind, tragen. Kosten können beispielsweise durch den Austausch der kompletten Schließanlage oder eines Schlosses, der Sperrung einer Chipkarte oder der Anfertigung von Ersatz entstehen. Das gilt beispielsweise, wenn der Schlüssel unbeaufsichtigt an einem ungeschützten Ort liegen gelassen wird und dadurch der Schlüssel geklaut wird oder verloren geht. Eine sichere Verwahrung des Schlüssels sollte immer gewährleistet werden.

Bei mittlerer Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer anteilig und muss sich an den Kosten der Schadensbeseitigung beteiligen. Versendet eine Person bspw. einen Schlüssel per Einschreiben und dieser geht verloren, liegt kein Vorsatz oder grobes Verschulden vor, da sie Sicherheitsmaßnahmen (Einschreiben) genutzt hat.

Bei leichter Fahrlässigkeit wird die Sorgfaltspflicht nur geringfügig verletzt. Hier muss sich der Angestellte nur dann an den Kosten beteiligen, wenn die betriebliche Versicherung nicht greift. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Schlüssel sich im Auto befindet und dieses Auto gestohlen wird. Aber bspw. auch, wenn ein Schlüsseltresor aufgebrochen wird, nachdem der Mitarbeiter den Schlüssel ordnungsgemäß in den Schlüsseltresor zurückgelegt und diesen verschlossen hat.

Nicht erstattungspflichtig ist ein Anwender im Normalfall, wenn der übergebene Schlüssel eine normale Abnutzung vorweist. Gerade über eine längere Zeit sind Kratzer oder abgenutzte Schlüsselbärte ein zu erwartender, altersbedingter Zustand. Dennoch ist jeder Nutzer verpflichtet, darauf zu achten, sorgfältig mit den ihm überlassenen Arbeitsmitteln umzugehen.

Exkursion: Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und Schutz der Sachen des Arbeitnehmers

Nicht nur Beschäftigte haben die Pflicht, unternehmensinterne Räume, Maschinen und Fuhrpark etc. sicher zu verschließen und sachgemäß zu behandeln. Auch Arbeitgeber müssen im Rahmen der Fürsorgepflicht dafür sorgen, dass Arbeitnehmer Ihre persönlichen Wertsachen und Arbeitsmittel während der Arbeitszeit sicher verwahren können.

In vielen Betrieben muss die Belegschaft beispielsweise spezielle Schutzausrüstung oder Arbeitskleidung tragen. In diesem Fall müssen ihnen abschließbare Spinde für private Gegenstände wie Auto- und Haustürschlüssel, Geldbeutel, Smartphone und Kleidung zur Verfügung stehen. Diese können bspw. sicher mit einem Vorhängeschloss mit Zahlencode gesichert werden.

Ihr Vorteil: Die Beschäftigten müssen keinen Schlüssel mit sich tragen, was gerade in hygienesensiblen Umgebungen wie der Lebensmittelproduktion wichtig ist.

Elektronische Schlüsselübergabe im Fuhrpark

Im unternehmenseigenen Fuhrpark für Dienstreisen oder in der Autovermietung: Eine elektronische Schlüsselverwaltung sorgt für zeitliche Flexibilität. Ob frühe bzw. späte Ankunfts- und Abfahrzeiten, Nachtflüge oder Verspätungen durch Staus und Co. – nicht immer kann gewährleistet werden, dass Personal vor Ort ist, um das Auto zu übergeben oder in Empfang zu nehmen.

Gerade bei der Schlüsselrückgabe vor oder nach der normalen Arbeitszeit kann der Autoschlüssel vom Fahrer einfach in einem intelligenten Schlüsseltresor hinterlegt werden. Nicht nur die Rückgabe, sondern auch die Ausgabe kann kontaktlos funktionieren: Ein Schlüsselsafe mit individuellen Codes und den relevanten Autoschlüsseln ist auch schnell vor Feierabend vorbereitet. Per App wird der zuständige Fuhrparkmanager automatisch über das Öffnen des Tresors und somit über die Schlüsselrückgabe bzw. Schlüsselentnahme informiert.

Eine flexible und kontaktlose Schlüsselübergabe ist gerade in Zeiten von Pandemien und Personalmangel ein großer Zugewinn an Arbeitsqualität im Fuhrparkmanagement.

Kontaktlose Schlüsselübergabe für Ferienwohnungen

Im Gastgewerbe erfreuen sich Ferienwohnungen und -häuser einer immer größeren Beliebtheit. Anders als bei Hotels bieten diese jedoch keine Lobby mit Servicepersonal, das beim Check-in behilflich ist.

Wenn Sie selbst ein Vermieter von Wohnungen sind, kennen Sie die Problematik sicher: Eine persönliche Übergabe des Wohnungsschlüssels ist besonders sicher und wirkt sehr gastfreundlich auf den Empfänger. Spätestens, wenn sich die Gäste verspäten, oder man als Vermieter andere Verpflichtungen hat, wird die Übergabe schwierig. Auch das Hinterlegen des Wohnungsschlüssels im Café nebenan bedeutet, dass Gäste nur zu dessen Öffnungszeiten einchecken können. Spätestens, wenn noch externe Personen wie ein Putzdienst Zugang benötigen, oder Sie eine gewerbliche Nutzung mit mehreren Wohnungen anstreben, müssen Sie das Vorgehen bei den Prozessen der Vermietung neu denken.

Schlüsseltresore sind mittlerweile ein geeignetes und weit verbreitetes Mittel in der Vermietung einer Ferienwohnung oder eines Ferienhauses. Die robusten Tresore werden an der Hauswand montiert und können mittels einer individuellen Zahlenkombination geöffnet werden. Mancher elektronische Schlüsselsafe bietet sogar die Möglichkeit, den Pin-Code aus der Ferne zu generieren und unterschiedliche Gültigkeitsdauern einzustellen, was besonders für Reinigungskräfte von Vorteil ist.

Allerdings sollten Sie beachten, dass gerade in Großstätten Einbrecher trainiert sind, nach Schlüsselboxen Ausschau zu halten. Ein 100%iger Schutz vor Diebstahl kann nicht gewährleistet werden, da ein Schlüsselsafe mit einigem Aufwand geöffnet werden kann.

Unser Tipp: investieren Sie in einen hochwertigen Schlüsseltresor und montieren Sie diesen Safe so am Objekt, dass er von außen nicht direkt sichtbar ist. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Bedienung für den Nutzer einfach ist, auch bei Dunkelheit. Witterungsbeständigkeit ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, da raue Wetterbedingungen die Funktion von Schließfächern beeinträchtigen können. Schlüsseltresore mit beleuchteten Zahlenrädern, die für den Außenbereich konzipiert sind, sind hier die ideale Wahl.

Ein weiterer Vorteil: Manche Vermietungsplattformen bieten für Benutzer bereits die Option „Kontaktloser Check-in“ an. Dies hat sich spätestens seit der letzten Pandemie bewährt. Erfolgt das Check-in kontaktlos, wissen viele Gäste zudem die zeitunabhängige Anreise zu schätzen.

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